Реализация различных товаров индивидуальным предпринимателям
Здравствуйте. В последнее время меня часто спрашивают о том, как правильно организациям или ИП закупать товары у простого...
Консультант по управлению финансами, начиная проект, касающийся постановки или оптимизации системы управленческого учета, проводит диагностику существующей системы управления и анализирует имеющийся цикл управления. Стоит отметить, что полный управленческий цикл состоит из следующих ключевых этапов: постановка целей, принятие решений и планирование мероприятий, исполнение и реализация планов, контроль, анализ, формирование управленческого воздействия и корректировка планов и целей.
На практике же для многих российских компаний характерным является нарушение или пропуск отдельных этапов. Наиболее распространенными ошибками, встречающимися в управленческом цикле, являются следующие: отсутствуют измеримые цели, организационная структура не соответствует действительности и не настроена на потребности управления бизнесом, система учета охватывает только часть областей деятельности компании, анализ осуществляет по неточным и несвоевременным данным. В таких условиях два последних этапа цикла управления — формирование управленческого воздействия и корректировка - осуществляются без системной поддержки, а только на основе опыта и интуиции высших менеджеров компаний.
В данной статье мы определим основные факторы успеха, позволяющие создать эффективную систему управленческого учета на предприятия, которая будет служить источником достоверной и оперативной информации для принятия качественных управленческих решений. Особая ценность статьи заключена в практическом кейсе, посвященном техническим аспектам автоматизации, в нем, в частности, описаны правила и последовательность интеграции управленческого и бухгалтерского учета.
Материал будет полезен для компаний, которые планируют оптимизировать имеющуюся систему управленческого учета или только приступают к постановке и внедрению такой системы.
ФАКТОРЫ УСПЕШНОГО ВНЕДРЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Общеизвестно, что управленческий учет - это система сбора, обработки, накопления и предоставления учетной информации, используемой управленческим персоналом для планирования, контроля и принятия решений по управлению компанией.
Главная цель управленческого учета в любой отрасли экономики - это обеспечение руководителей и менеджеров компании в оперативном режиме необходимой информацией для принятия решений и эффективного управления компанией.
Основные задачи управленческого учета, решаемые в рамках поставленной цели:
Успешное решение подобного рода задач в рамках построения (оптимизации) и внедрения зависит от множества факторов. На практике все факторы можно разделить на три взаимосвязанные группы
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
Проекты внедрения в области управления финансами (оперативного управления) в российских компаниях следует начинать с бюджетного планирования. Таким образом, следуя циклу управления, можно рассмотреть все области управления компанией. Такая последовательность внедрения даст наилучший результат.
При бюджетном планировании разрабатывается:
Область бюджетного планирования отличается от области управленческого учета процессом формирования управленческой отчетности, при этом финансовая структура, формы отчетности, аналитические разрезы, учетная политика являются едиными.
Для комплексного подхода к управлению компании следует начинать внедрение с разработки стратегии и ключевых показателей эффективности. Интеграция стратегического и оперативного управления с использованием таких показателей позволяет сделать компанию более эффективной, ибо она достигает целей (результативна) и при этом израсходует ресурсы строго в рамках бюджета (экономична).
Последним этапом внедрения может выступать оптимизация системы стимулирования персонала. Любая социально-экономическая система состоит из люде., В современном мире никто не будет работать «из-под палки», поэтому управление не даст полного эффекта без системы стимулирования персонала, разработанной согласно принципам эффективного управления.
Разработка стратегии, ключевых показателей эффективности и системы стимулирования персонала - это отдельная тема для разговора.
Во многих российских компаниях используются одинаковые алгоритмы внедрения, но содержание этапов в каждом случае отличается. Это зависит от отраслевой специфики, от типа компании, но даже в рамках одной отрасли и одного типа компаний проблемные вопросы могут быть абсолютно разными. Важное значение имеет также степень проработки учета в компании, уровень компетентности сотрудников и осознание руководством важности управленческого учета.
Рассмотрим подробно этапы внедрения управленческого учета.
Предпроектное исследование. Многие российские компании уже используют элементы управленческого учета, но, как правило, принципы учета не определены и не зафиксированы. В результате компании имеют несколько вариантов отчетности, получаемой с использованием различных способов учета. Это приводит к тому, что сопоставить плановые и фактические данные невозможно или очень трудно.
В региональных компаниях иногда используют собственные форматы отчетов, в которых нарушаются основные экономические принципы расчета того или иного показателя. Например, в отчете о прибылях и убытках представлены доходы и поступления, расходы и выплаты, и здесь же можно найти балансовые показатели. Все это затрудняет анализ подобных отчетов и принятие управленческих решений.
Помимо этого некоторые отчеты для руководства оказываются максимально детальными и занимают по несколько страниц. В результате возникают сложности с анализом представленной информации.
Для выявления всех нюансов внедрение бюджетного планирования, а потому и управленческого учета следует начинать с предпроектного исследования. Это очень важный этап, и им нельзя пренебрегать. Он поможет выявить сильные и слабые стороны учета и понять, что предстоит сделать.
В техническом аспекте внедрение управленческого учета также является непростым процессов. Можно выделить следующие проблемы: использование большого количества бухгалтерских баз, видов систем учета, отсутствие необходимо набора аналитических данных, запоздалое внесение первичных документов, как результат, ведение двойного, тройного учета, допущением ошибок и т.д. На этапе предпроектного исследования информационные потоки представляются с позиции «как есть», затем разрабатывается желаемая схема по принципу «как надо». Причем следует стремиться к тому, чтобы первичные документы заносились одним специалистом только один раз и в одной информационной системе таким образом, чтобы удовлетворить потребности всех существующих в компании систем учета.
Интеграция управленческого учета и бюджетного планирования. Необходимо удостовериться, что выполняются следующие условия.
Разработанный перечень аналитических разрезов является полным и можно не только спланировать, но и получить по факту. Часто встречается ситуация, когда в плане заложен максимальный перечень аналитических показателей, а на практике оказывается, что получение аналитики либо требует двойного учета, либо трудоемко и в итоге не целесообразно. От каких-то показателей придется отказаться, для каких-то потребуются дополнительные расчеты, но в большинстве случаев это решается организационно-техническим способом. Необходимо подключить к разработке бухгалтерию. Если рабочий функционал базы бухгалтерского учета позволяется получать аналитическую информацию, то сбор таких данных включается в регламент работы бухгалтерии. Если функционал не позволяет, но позволяет конфигурация базы, то в проект внедрения включаются доработки с обязательным написаем технического задания.
Разработанная управленческая учетная политика отвечает целям ведения управленческого учета компании. Она должна обеспечивать:
Полноту, своевременность и непрерывность отражения всех фактов хозяйственной деятельности;
Отражение этих фактов исходя из их экономического смысла, а не формы;
Совпадение отчетных данных с фактическими остатками на складах, в кассе и на расчетных счетах.
Разработанный управленческий план счетов (УПС) отражает:
Формат управленческой отчетности;
Взаимосвязь управленческого, финансового и налогового учета;
Объект учета;
Специфику производства (массовое, позаказное и пр.);
Способ ведения оперативного учета.
Описание правил получения фактической информации для управленческого учета. В крупных и средних компаниях источником данных для управленческого учета является оперативный и бухгалтерский учет. Следовательно, необходимо создать правила для достижения соответствия между бухгалтерским и управленческим планами счетов. Такая процедура выполняется по каждому счету и аналитическому показателю.
В результате формулируются требования к бухгалтерскому и оперативному контуру, они могут касаться формирования бухгалтерского плана счетов, доработки типовых операций и первичных документов, заполнения справочников.
Правило соответствия планов счетов подразумевает, что для составления управленческой отчетности требуются дополнительные расчеты и закрытие периода, которые выполняются согласно управленческой учетной политики.
Соответствие счетов и аналитических показателей подлежит регламентации для целей последующей автоматизации. Дополнительные расчеты и закрытие периода также рекомендуется регламентировать, для этого используются определенные формы документов и процедуры подробного описания источника и приемника информации.
Описание процесса получения управленческой отчетности. На этапе диагностики процесс получения управленческой отчетности описывался «как есть». После проработки системы учета процесс получения управленческой отчетности должен принять вид «как надо».
Описание процесса получения управленческой отчетности включает определение последовательности действий (задач), указания ответственных за выполнение задач, сроков реализации. Степень детализации процесса для целей автоматизации может быть различной, в описании могут быть указаны только реперные точки его прохождения.
Автоматизация управленческого учета. Этапу автоматизации предшествует выбор программного продукта, который будет отвечать всем требованиям компании: будет учитывать специфику ее деятельности, иметь требуемый уровень производительности и пр.
Для внедрения системы управленческого учета мы пользуемся собственной разработкой, которая продемонстрировала свою эффективность в компаниях различного профиля. Данный программный продукт разработан на платформе 1С, он может быть увязан с бухгалтерскими системами заказчика или внедряться отдельно. В последнем случае первичные фактические данные попадают в наш программный продукт путем обмена, причем база с такого рода информацией не относится к числу продуктов 1С. В этом случае приемником является типовой бухгалтерский план счетов или специально разработанный план счетов под эти цели.
Автоматизация осуществляется строго на основании разработанных на этапах постановки регламентных документов на пользовательском уровне без элементов программирования. Таким образом, составлять дополнительное техническое задание для настройки нашей системы не требуется.
Автоматизация выполняется по следующему алгоритму:
настройка модели управленческого учета (создание и заполнение классификаторов, управленческого плана счетов, настройка форм отчетности);
настройка трансляции первичных фактических данных;
настройка документов для обработки полученных фактических данных (например, элиминация внутренних оборотов), первичного внесения данных;
настройка процесса формирования управленческой отчетности.
В случае если требуется доработка бухгалтерского контура для целей управленческого контура, все работы по кастомизации должны быть выполнены до запуска системы.
Запуск автоматизированной системы в эксплуатацию. Перед запуском системы необходимо провести обучение конечных пользователей. Обучение должна проводить проектная группа, которая является носителем модели учета и разбирается в программном продукте.
Запуск в опытную эксплуатацию необходимо выполнять на предварительно подготовленном тестовом примере. При этом в системе прогоняется весь процесс формирования управленческой отчетности, и по результатам такого тестирования устраняются различные неточности.
Запуск в промышленную эксплуатацию проходит уже на реальных данных. «Обкатку» системы можно закончить, когда цели внедрения будут достигнуты.
ПРАКТИЧЕСКИЙ КЕЙС «ПРАВИЛА ПОЛУЧЕНИЯ ФАКТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА»
Правила получения практической информации рассмотрены на примере дистрибьюторской группы компаний, занимающейся продажей оборудования. Автоматизация системы управленческого учета проводилась с использование программно-методического комплекса «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7» .
Источники фактических данных
Источниками фактических данных для управленческого учета группы компаний являются:
база оперативного учета на платформе «1С: УПП 8.2» в части информации о движении товаров и безналичных денежных средств, а также приобретенных услугах и оплате труда;
базы бухгалтерского учета на платформе «1С: Предприятие 8» в части информации о налогах, кредитах и займах, прочих доходах и расходах.
Общая схема потоков данных представлена на рисунке 1.
Трансляция данных оперативного контура в управленческий осуществляется при помощи программного продукта «ИНТАЛЕВ Корпоративный менеджмент 7» (КМ7).
Сквозными элементами являются ЦФО (центры финансовой ответственности) и организация.
Соответствие бухгалтерского и управленческого планов счетов, аналитических данных
Трансляция фактических данных из бухгалтерского плана счетов в управленческий план счетов для целей обмена осуществляется на основе сценария «Факт» по правилам, пример которых приведен в таблице 1.
Данные в бухгалтерский план счетов для целей обмена переносятся путем обмена данными между базой оперативного учета и информационной базой КМ7 на платформе «1С: УПП 8.2».
При трансляции данных из оперативного контура в управленческий устанавливается соответствие аналитических данных счетов при помощи механизма выделения дополнительных свойств объектов.
В таблице 2 приведено соответствие аналитических данных управленческого и оперативного контуров.
В таблице 3 приведены правила определения сквозной аналитики (измерения) управленческого плана счетов для центра финансовой ответственности.
ТРЕБОВАНИЯ К ОПЕРАТИВНОМУ КОНТУРУ
Требования к оперативному контуру должны способствовать удовлетворению потребности руководства в отчетах, достаточных для анализа ситуации, как в отдельных компаниях группы, так и по группе в целом.
При этом должны выполняться следующие условия:
бухгалтерский план счетов (БПС) должен отражать методологические принципы, необходимые для получения фактических данных и анализа их отклонения от плановых;
управленческий план счетов (УПС) должен содержать все аналитические данные, необходимые для формирования отчетности.
Для осуществления план-фактного анализа необходимо, чтобы сведения о плановых и фактических показателях находились в едином информационном пространстве. Для этого осуществляется процедура трансляции, т.е. переноса данных оперативного учета в управленческий.
Для корректной трансляции данных в управленческий контур нужно наличие в оперативном контуре возможности идентифицировать требуемые для УПС аналитические данные.
Информация, отражаемая в проводках и регистрах оперативного контура, транслируется в управленческий контур, а точнее в управленческий план счетов.
В свою очередь, проводки на УПС являются источниками для построения отчетности и план-фактного анализа как по отдельным компаниям группы, так и по группе в целом.
Настройка трансляции первичных фактических данных
Классификатор ЦФО является сквозным элементом разных видов учета. Для его составления используется параметр «Подразделение», который должен в обязательном порядке указываться в документе или являться аналитическим показателем в бухгалтерской проводке.
При осуществлении оперативного учета для корректной последующей трансляции данных необходимо в документах указывать подразделение.
Чтобы настроить систему для трансляции данных, необходимо до начала трансляции выполнить следующие действия.
Сгруппировать справочник 1С «Основные средства» таким образом, чтобы можно было выделить объекты, относящиеся к складу, IT-сфере и управлению.
Указать «ЦФО» как дополнительные свойства элементов справочников 1С «Номенклатурные группы», «Контрагенты», «Физические лица» ссылками на элементы классификатора «Категории».
Привести в качестве дополнительных свойств элементов справочников 1С «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» ссылки на элементы классификатора «Статьи БДР».
Внести в дополнительные свойства элементов справочника 1С «Статьи движения денежных средств» ссылки на элементы классификатора «Статьи БДДС».
Привести как дополнительные свойства элементов справочников 1С «Подразделения» ссылки на значения справочника «Центры финансовой ответственности».
Добавить в документы «Реализация товаров и услуг» поле «Агент» типа «Справочник 1С «Физические лица»», значение которого будет переноситься из коммерческого предложения по сделке.
Добавить в документ «Реализация товаров и услуг» реквизит «Конечный покупатель» и реквизит «Склад» в регистр «Продажи» для обособления «виртуальных» отгрузок.
Рассмотренный пример демонстрирует важность технических аспектов в процессе автоматизации системы управленческого учета. Соблюдение данных правил позволит компаниям на этапе внедрения системы избежать ошибок и учесть технические тонкости, способствующие получению достоверной и оперативной информации.
ЛИТЕРАТУРА
Добровольский Е., Карабанов Б., Боровков П., Глухов Е., Бреслав Е. Бюджетирование: шаг за шагом. - М.: Питер, 2014.
Федосеев А.В., Карабанов Б.М. Битва за эффективность. - М.: Альпина Паблишер, 2013.
Клиенты часто вкладывают разный смысл в понятие «Управленческий учет», но, в любом случае, управленческий учет – это процесс сбора, проверки и анализа информации, который ведется с целью управления бизнесом.
Не бывает универсальных решений для управленческого учета. Каждая компания индивидуальна и имеет свои стратегические цели и задачи. Именно от них и зависит «наполнение» системы управленческого учета.
Управленческий учет жизненно необходим для каждой организации. Его главной целью является – обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений.
Качественно поставленный управленческий учет дает возможность получать актуальную, реальную информацию об истинной стоимости компании, позволяет оценить финансовую устойчивость компании, определить точку безубыточности и другие важнейшие показатели необходимые для своевременного и правильного принятия управленческих решений. В наше нестабильное время это очень актуально и является конкурентным преимуществом компании.
Управленческий учет должен отвечать двум основным требованиям:
В рамках данной услуги Вы получите:
Отчет включает в себя:
Разработка, внедрение и автоматизация управленческого учета проводится в несколько этапов. В каждой конкретной компании программа составляется индивидуально. Приведем «примерный» план работ.
1 этап. |
Подготовительный На данном этапе проводится Анализ деятельности предприятия, включающий в себя:
|
2 этап. |
Разработка системы управленческого учета:
|
3 этап. |
Автоматизация системы управленческого учета с применением программного обеспечения:
Настройка учетной программы ведется совместно с Вашим или предложенным нами программистом, выполнявшим ранее подобные задания. |
4 этап. |
Консультирование при внедрении системы управленческого учета. |
В целом, на стоимость услуги и сроки выполнения работ оказывают влияние:
В среднем, сроки выполнения работ занимают от 2 до 4 месяцев.
Кейсы - это комплексные задачи, разработанные на основе реальных бизнес-ситуаций. Скачав кейсы вы должны исследовать ситуацию, разобраться в сути проблем, предложить возможные решения и выбрать лучшее из них. Наши кейсы основываются на реальном фактическом материале или же приближены к реальной ситуации.
Каждый кейс представляет собой следующую структуру:
|
В кейсе представлена следующая ситуация. Отчетность по МСФО готовилась для вашего предприятия одной из аудиторских компаний. Руководству предприятия эта услуга показалось дорогой и было решено переложить эту задачу на ваши плечи. Теперь вам собственными силами потребуется разобраться в данных прошлых периодов и отчетах МСФО, которые оставила после себя аудиторская компания, сопоставить их с данными за отчетный период и понять какие поправки нужно повторить, а какие пересчитать. Задача включает пересчет стоимости основных средств на основе отчета о их независимой оценке, признание лизинга, расчет резерва по сомнительным долгам, восстановление нематериальных активов из расходов и пересчет отложенных налогов. |
|
Вы финансовый директор небольшой компании и ваши акционеры хотят расширить бизнес. Они думают что лучше - продать миноритарную долю партнеру и расширить бизнес на эти деньги, взять кредит или приобрести оборудование в лизинг. При этом финансовая отчетность за последний год еще не готова. Производственная служба предоставила отчет, в котором для расширения бизнеса можно использовать несколько альтернативных вариантов приобретения оборудования, условия приобретения которого различны. Кредит вам предлагают несколько банков на разных условиях, а чтобы продать долю партнеру - вам нужно понять, дает ли он справедливую рыночную цену за эту долю или нет. |
Каждая программа на нашем сайте содержит мини-кейсСкачав программу вы получаете отчет "Анализ счета" из 1С, приближенный к реальной ситуации. На данных этого отчета вы можете протестировать программу и отточить свои навыки финансового анализа. Например, скачав программу "Анализ и оптимизация затрат" вы получаете практический пример, на котором сможете отследить поведение затрат на ситуации приближенной к реальности - выявить затраты не относящиеся к бизнесу, идентифицировать постоянные затраты, которые выросли или сократились. На практическом примере вы научитесь проводить анализ и предоставлять менеджменту необходимую информацию. |
Если вы просто ведете учет прибыли и движения денежных средств (cash flow), это отнюдь не значит, что у вас есть управленческий учет. Однако наш опыт показывает, что многие ставят знак равенства между управленческим учетом и «черной» бухгалтерией. Это неверный подход, который может привести к серьезным проблемам в дальнейшем.
В бухгалтерском учете не видны такие важные для компании вещи как, например, скорость логистических операций, количество жалоб клиентов или оценка конкурентов. Отсутствие системы сбора подобной информации может сказать на конкурентоспособности вашего бизнеса самым негативным образом. Если вы ведете учет прибыли и денежных средств, это может помочь вам принять решение здесь и сейчас, но не улучшит деятельность компании в будущем и не увеличит ее прибыльность.
Проясните для себя, что такое управленческий учет. Это упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, обобщения, интерпретации и предоставления важных для принятия управленческих решений информации, главное свойство которой – оперативность. По сути управленческий учет нацелен на сбор информации о состоянии компании, внешней среды и предоставление данных владельцу бизнеса. Наличие такой системы позволяет вовремя грамотно распределять ресурсы и повышать эффективность работы компании.
Чем отличается управленческий учет от бухгалтерского:
Совершенно очевидно, что бухгалтерский учет всегда оценивает прошлое или, в лучшем случае, текущее состояние дел. То же самое можно сказать и о финансовой отчетности. Управленческий учет принципиально ориентирован на будущее, и в этом его главное отличие. Можно сказать, что он тот самый инструмент, который позволяет поставить цель, разработать маршрут следования к ней и контролировать сам процесс движения.
Требования к финансовой и бухгалтерской отчетности — законы, положения, пояснения налоговых служб — очень подробно прописаны в законодательстве. Требования к управленческому учету устанавливаете вы сами, исходя из той аналитики, которая вам нужна.
В поле зрения бухгалтерской и финансовой отчетности – предприятие целиком. Управленческий учет оценивает как всю компанию, так и ее отдельные подразделения – «внутреннюю кухню». Чем больше внимания вы уделяете управленческому учету, тем лучше вы знаете ваш бизнес изнутри. Если у вас несколько бизнесов разной направленности, мы советуем вести управленческий учет по каждому из них отдельно. Слабая сторона бухгалтерского учета состоит как раз в невозможности это сделать – там все смешивается в один «котел».
Финансовый и бухгалтерский учет нужен налоговым органам, а также инвесторам и кредиторам. Если вы захотите взять кредит, то непременно столкнетесь с требованием банка предоставить официальную финансовую и бухгалтерскую отчетность. Хотя стоит отметить, по опыту наших клиентов, они все чаще сталкиваются с требованием предоставить и управленческую отчетность. Тем не менее, в первую очередь управленческий учет необходим руководству компании – людям, которые принимают решения. Не удивительно, что многие данные управленческого учета вообще составляют коммерческую тайну.
Бухгалтерский и финансовый учет всегда содержат точную информацию. Строго регламентированы даже сроки сдачи отчетности – ежемесячная, ежеквартальная, годовая. В управленческом учете точностью можно пренебречь до определенных пределов. Допустимая погрешность – до 5%. Неважно, что она будет, зато вы получите актуальную информацию.
Самое главное разочарование бухучета, планирования и бюджетирования – то, что все они составляются в денежном выражении. При этом зачастую теряется понимание, что стоит за цифрами. В управленческом учете помимо денежных есть и натуральные, нефинансовые показатели – нормы выработки оборудования, количество брака, удовлетворенность персонала условиями труда и многое другое. Стоит отметить, что корректировка этих показателей чаще всего оказывается самым эффективным способом оптимизации бизнес-процессов. Но, как говорится, чтобы принимать меры, надо быть осведомленным.
Шаг 1. Составьте перечень жизненно важных для вашей компании показателей. Их выбор – полностью ваше дело, они ничем не регламентированы.
Шаг 2. Требуйте от подчиненных предоставления отчетов по управленческому учету в начале каждого месяца. На тренингах мы советуем ограничить время предоставления отчетов 5-м числом каждого месяца. В этом случае вы будете постоянно держать ситуацию под контролем. Не допускайте растягивания процесса составления отчетов надолго. Если вы будете контролировать состояние дел, например, в конце июня за май, это значит, что вы целый месяц будете работать интуитивно.
Одна из распространенных ошибок - принимать учет прибыли и движения денежных средств (cash flow) за управленческий учет. И уж тем более нельзя ставить знак равенства между управленческим учетом и «черной» бухгалтерией.
Важно понимать, что управленческий учет:
Мы показали, почему управленческий учет напрямую связан с принятием верных решений и, как следствие, ростом прибыли. Поменяйте структуру, состав и периодичность предоставления управленческих отчетов.