Как в 1с 8.3 закрыть месяц. Бухучет инфо. Закрытие месяца для УСН
Для формирования регламентных операций НДС откройте раздел Операции – Закрытие периода – Регламентные операции НДС:...
Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.
В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.
ФАЙЛЫ
Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.
Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:
которые иногда дополняются такими параграфами как
Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.
Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.
Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).
Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.
Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.
Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.
Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.
В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.
Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.
Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.
Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.
В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.
Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и . Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.
Подготовка офиса . Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- Контроль таких санитарных норм, как освещение, и температура в помещении.
- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
- Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.
Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.
На чтение 10 мин.
Просмотров 122 Опубликовано 11.11.2018Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы. Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря. Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании. Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании
Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора . Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия. Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов. Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.
Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование. Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере. Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций. По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы. Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.
Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост. В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов. Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.
Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм. Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса. Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.
В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.
Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность. По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции. Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность. Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.
Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы. В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок. В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей. В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей.
Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше. Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.
Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу . Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность.
К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость. Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности. Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу. Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства. Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность.
Наличие всех вышеперечисленных качеств значительно увеличивает шансы на получение высокооплачиваемой работы.
Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов. Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства . Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию. Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию. Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.
Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:
Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.
Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники. Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса. Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса. В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.
Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы. Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту. Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании. Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.
Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании. В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий. Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание. Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.
Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач. Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству. С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.
Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета. Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива. Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса. Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.
Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании. При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов. В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя. Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением.
Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе. При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора. Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:
В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы. Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции. Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.
Вконтакте
Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.
В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:
Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.
Данная профессия в большинстве связана с торговлей. Однако обязанности офис менеджера по продажам гораздо шире, чем просто реализация товаров. На деле, в список обязанностей сотрудника входит множество бумажной работы: отчеты, счета, работа с документами, анализ прошлых периодов реализации и их результатов.
Относится такая профессия к категории специалистов. Соответственно, для работы необходимо иметь высшее образование или неполное высшее. Так же необходим рабочий стаж в отрасли реализации не менее года. Все рабочие действия работника отдела сбыта должны соответствовать нормам законодательства и требований должностной инструкции.
В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, на его должность временно назначается уполномоченное лицо. Такое назначение производится по средствам издания соответствующего приказа.
Основной обязанностью сотрудника является, непосредственно, реализация товара. Офис менеджер по продажам занимается поиском потенциальных клиентов, ведет с ними переговорный процесс, оговаривая все моменты реализации, включая цены и условия поставки. После удачных переговоров, работник отслеживает все этапы сбыта товара: доставка и отгрузка продукции покупателю, а так же своевременную оплату товара клиента.
К должностным обязанностям работника отдела реализации входят:
Офис менеджер по продажам так же должен уметь заинтересовать клиента в сотрудничестве, и обеспечить максимально длительное сотрудничество со всей клиентской базой
В своей трудовой деятельности работник отдела сбыта обязан придерживаться законодательных актов Российской Федерации, устава компании. Сотрудник обязан соблюдать в период своей трудовой деятельности:
Соблюдение вышеуказанных пунктов гарантирует успешную трудовую деятельность офис менеджера.
Основной целью работы офис менеджера является максимальное количество реализованной продукции. Хороший сотрудник должен уметь организовывать деловые встречи, а так же грамотно вести переговорный процесс. Работник должен ежемесячно составлять план реализации товара на последующий месяц и строго придерживаться этого документа. К основным функциональным обязанностям работника относятся:
Так же работник ведет документальные отчеты по реализованной продукции, следит за клиентской базой, регулярно обновляя информацию в ней.
Работник отдела реализации имеет права получать всю необходимую информацию в полном объеме, которая необходима для достижения целей компании (в том числе и конфиденциальная информация). Все решения, в пределах своей компетенции, работник принимает самостоятельно.
Как и весь персонал, офис менеджер по продажам имеет право на достойные условия труда для выполнения должностных обязательств и поддержания сохранности всей документации. Такие требования можно предъявлять руководству компании.
Так же работник может предоставлять начальству организации собственные планы оптимизации рабочего процесса, связанные с поиском клиентов и увеличением объемов сбыта.
Ответственность, возлагаемая на сотрудника по реализации товара, регламентируется правилами должностных инструкций:
Профессиональные обязанности офис менеджера по продажам не сходятся только на одной реализации товара. Это сложная многоуровневая работа. Знания сотрудника так же должны соответствовать всем необходимым требованиям (знания основ налогообложения, маркетинга, рыночной экономики, юридические аспекты профессии и т.п.).